Se maskinöversättning på 

Gör inställningar för Zoom möten

 Den här artikeln riktar sig till både Studenter och Personal (Zoom fungerar likadant för båda grupperna) om inget annat sägs i texten.


Om du går till webbportalen för Zoom på https://lnu-se.zoom.us så kan du i förväg göra inställningar för hur du vill att nya möten ska bete sig. 

Logga in och klicka på fliken "Settings" till vänster:

Settings

Gå igenom listan och gör de ändringar du önskar. De flesta inställningarna är bra som de är, men du kan fininställa hur dina möten ska bete sig som standard. Flera av inställningarna kan ändras när du skapar nya möten om du vill.

Längst ner på sidan ser du också hur du kan påverka inbjudningsbreven till dina möten.

Se våra rekommendationer i högerkolumnen.

Security

InställningFörklaringVår rekommendation
Waiting Room

Slå på/av för att låta deltagare vänta i ett "mötesrum" på att du släpper in dem (öppnar mötet). Om detta är påslaget så fungerar inte längre inställningen "Join before host" nedan. Deltagarna kan alltså inte komma in i rummet innan du släpper in dem.Av
Waiting Room OptionsOm du vill använda waiting room så kan du anpassa vilka som ska hamna i väntrummet genom att klicka på "Edit". Du kan också anpassa hur väntrummet ser ut och texten där via "Customize Waiting Room".
Require a passcode when scheduling new meetings

Att ha lösenkodsskyddade möten är alltid bra. Inbjudningslänken till mötet innehåller automatiskt lösenkoden vilket gör att alla som klickar på länken kommer in.På
Require a passcode for instant meetingsOm du vill så kan även direktmöten vara lösenkodsskyddade. Det vill säga när du ringer upp någon direkt i Zoom eller bjuder in din chattkanal till samtal.På
Require a passcode for Personal Meeting ID (PMI)Ditt personliga mötes-ID är en adress som aldrig ändras. Därför kan det vara en god idé att skydda även den.På
Require passcode for participants joining by phoneInte nödvändigt men för öppna möten så kan det vara bra att ha på om du tillåter anslutning till mötet via telefon.Av
Embed passcode in invite link for one-click joinFör alla möten som du bjuder in specifika deltagare till så rekommenderas att du bäddar in lösenkoden i länken. Ska du publicera publikt så bör däremot detta vara av så inte obehöriga kommer in. Då meddelar du i stället lösenordet på annat sätt till de du vill ha med i mötet.På
Only authenticated users can join meetingsExtra säkerhet om du vet med dig att du bara bjuder in deltagare från LNU eller från andra lärosäten. Då kan bara inloggade användare från godkända lärosäten gå med i mötet. Läs mer om det här.Av
Only authenticated users can join meetings from Web clientSamma sak fast även om man ansluter via webbläsare i stället för Zoom-appen.Av
Approve or block entry to users from specific regions/countriesDu kan ange länder som du vill tillåta/stänga av åtkomst från.Av


Schedule Meeting

InställningFörklaringVår rekommendation
Host videoVälj om du vill starta din videokamera när du går in i ditt mötePå
Participants videoSlå på om du vill att deltagarnas videokamera ska starta automatiskt vid alla möten. Deltagarna kan välja att stänga av.På
Audio TypeVälj hur deltagarna ska kunna ansluta sitt ljud till mötet. Det vanliga är Computer Audio och du bör inte ändra detta om du inte vet vad du gör.Computer Audio endast
Allow participants to Join before hostOm deltagarna ska kunna gå in i möten där du själv ännu inte dykt upp som värd. Om den är avstängd så måste du vara i rummet för att andra ska kunna gå in i det. Kan vara bra att ha på om du råkar bli sen...På
Enable Personal Meeting IDAktivera ditt personliga mötes-ID. Inställningar för detta görs från speciell sida (se inställningssidans länkar)På
Use Personal Meeting ID (PMI) when scheduling a meetingRekommenderas inte som standard. Låt i stället Zoom slumpa fram nya mötes-ID varje gång du skapar nya möten.Av
Use Personal Meeting ID (PMI) when starting an instant meetingDet här kan du däremot använda. Varje gång du ringer upp någon så används ditt personliga mötes-ID. Lättare för dina kontakter att kunna ring upp dig i sin tur.På
Mute all participants when they join a meetingOm du vill att deltagarnas mikrofoner ska vara avstängda från början. Kan ställas in per möte så för att förhindra ljudkaos när du har många deltagare så kan det vara klokt. Deltagarna kan slå på mikrofonerna själva senare.
(Kan stängas av via säkerhetspanelen under mötet)
Av
Upcoming meeting reminderPåminnelse som poppar upp om kommande möten (om du är inloggad i appen). Du ställer in hur långt innan som påminnelsen ska dyka upp via appens inställningar.På

In Meeting (Basic)

InställningFörklaringVår rekommendation
Require encryption for 3rd party endpoints (SIP/H.323)Kryptering även vid anslutning från exempelvis Polycom-anläggningar, vilket ökar säkerheten om du känner ett behov av det. Det kan bli problem vid möten med Polycomanläggningar.Av
ChatAnvända chattverktyg i möten och skriva meddelanden som läses av alla.
(Kan stängas av via säkerhetspanelen under mötet)
På
Private chatSlå på eller av möjligheten för deltagare att skriva chatt till bara en person i deltagarlistan.På
Auto saving chatsAnge om du vill spara chattkonversationer automatiskt. Då slipper du spara dem manuellt.På
Sound notification when someone joins or leavesEn liten signal hörs när deltagare går in eller ut ur möten. Spela upp det för alla eller bara för mötesvärdarna.Host and co-hosts only (endast för mötesvärdar)
File transferSlå på eller av möjlighet att skicka filer via chatten. Enda möjligheten att skicka filer. Du kan begränsa det till vissa filtyper (till exempel .doc, .docx, .pdf samt filstorleken)På
Feedback to ZoomKunna ge feedback till företaget Zoom.Av
Display end-of-meeting experience feedback surveyVisa en liten "tumme-upp eller ner" enkät efter mötet där deltagarna kan ge synpunkt på kvaliteten.Av
Co-hostKunna ge en annan deltagare värdrättigheter med full kontroll över mötet. Kan vara bra om du har gästföreläsare eller om ni är flera presentatörer i mötet.På
PollingSlå på eller av möjligheten att ha med minienkäter/omröstningar i mötet där du ställer frågor med svar som deltagarna kan välja mellan. Polls skapar du i förväg och kan sen använda dem i möten.På
Always show meeting control toolbarAlltid visa möteskontrollerna i botten eller inte.På
Show Zoom windows during screen shareSlå på eller av möjligheten att visa alla Zoom fönster när du gör skärmdelning (de är dolda annars).På
Screen sharingSlå på/av möjligheten att låta deltagare och dig själv att dela datorskärm och Whiteboard.
Det finns två underinställningar. Vem som kan skärmdela: bara du som värd eller alla samt om någon annan än värden ska kunna starta skärmdelning samtidigt som någon annan gör det.
(Kan stängas av via säkerhetspanelen under mötet)
På
Disable desktop/screen share for usersGör det möjligt att förhindra delning av hela datorskärmen för andra än värden. De kan då bara dela ett öppet dokument i taget.Av
AnnotationAnteckningsverktyg under skärmdelning. På eller av. Gör det möjligt för deltagare att rita och skriva på din skärmdelning.
– Du kan styra så att bara den som delar skärmen kan rita: Only the user who is sharing can annotate.
(Kan stängas av via säkerhetspanelen under mötet)
På
WhiteboardSlå på eller av möjligheten för deltagare att dela en Whiteboard via Share. En whiteboard kan användas för gemensamma anteckningar och rityta.
Går att ställa in hur sparande av det som ritas görs.
På
Remote controlSlå på eller av möjligheten att överlåta kontrollen av sin egna skärm till någon annan i mötet under skärmdelning. De kan alltså styra din dator och till exempel skriva i ditt öppna dokument om du tillåter det.På
Nonverbal feedbackSlå på eller av möjligheten att använda ikoner för att uttrycka något i deltagarlistan. Saker som att "höja handen", ge tummen upp, ange att det är dags för kaffepaus med mera.På
Meeting reactionsDeltagarna kan uttrycka sig via en emoji som dyker upp på deras video.På
Join different meetings simultaneously on desktopGör det möjligt för dig att vara med i två möten samtidigt på datorskärmen. Ett som du äger och ett som du är deltagare i om du vill.På
Allow removed participants to rejoinOm du bestämt dig för att "kasta ut" en deltagare så kan den inte återvända. Slå på det här om du vill tillåta det.Av
Allow participants to rename themselvesTillåt att deltagarna byter namn på sig själva efter att de kommit in. (Kan stängas av via säkerhetspanelen under mötet)På
Hide participant profile pictures in a meetingDöljer profilbilderna som deltagarna har. Kan vara användbart i möten som ska spelas in och där du vill helt anonymisera deltagarna. Be dem stänga av kameran och ha denna aktiverad så syns inga bilder.Av


In meeting (Advanced)

InställningBeskrivningVår rekommendation
Report to ZoomGör det möjligt att rapportera deltagare som beter sig illa till Zoom.På
Breakout roomGör så att du kan skapa virtuella grupprum inuti mötet och fördela deltagarna i de rummen.
Bocka även för Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling så kan du skapa grupprummen med deltagare i förväg.
På
Remote supportGör så att du kan ge personlig support till en deltagare i mötet, styra deras dator och till och med starta om den. Läs mer på Zooms supportsidorAv
Closed captionFör ökad tillgänglighet så kan du, eller någon annan i mötet, försöka simultantolka via textremsa. Du kan t ex ge en student rätten att texta.På
Save CaptionsGör det möjligt för deltagarna att spara ner textningen som sker ovan.På
Language InterpretationDu kan även ha en deltagare simultantolka med röst under mötet. Deltagarna kan välja vilket ljudspår de ska följa.På
Far end camera controlGe en deltagare rätten att styra över din kamera. Både du och den som ska styra din kamera måste ha detta på i sina inställningar.Av
Virtual backgroundGör det möjligt att byta ut bakgrunden i kameran under mötet, så det till exempel ser ut som om du sitter på en strand istället för i kontoret. Kräver dock en enhetlig bakgrundsfärg i rummet du sitter i för att fungera bra. Inga brokiga bokhyllor alltså!
Du kan även använda video.
På
Video filtersMest en kul grej. Du kan lägga olika filter på din webbkamera och ändra utseende.På
Identify guest participants in the meeting/webinarGör så att eventuella gäster dyker upp i deltagarlistan som just gäster för de som är kopplade på vanligt sätt. Gästen själv ser aldrig att den är listad som gäst, bara "behöriga" deltagare.Kan inte ändras av dig
Auto-answer group in chatVI är osäkra på hur detta fungerar och rekommenderar inte att använda det.Av
Only show default email when sending email invitesOnödig inställning för att tvinga till ett visst e-postprogram.Av
Use HTML format email for Outlook pluginHTML-format via Outlook-meddelanden. Det gör att länkar blir klickbara och eventuella bilder visas. Rekommenderas! Annars blir det bara text och deltagare måste kopiera länkarna.På
Allow users to select stereo audio in their client settingsDeltagare ska kunna välja stereoljud.På
Allow users to select original sound in their client settingsOm deltagare har riktigt bra mikrofoner så kan de ställa in naturligt ljud, det vill säga utan eko-släckning, brusreducering m.m.Av
Select data center regions for meetings/webinars hosted by your accountVart trafiken ska gå. Detta är inställt på Admin-nivå och kan inte ändras av dig.Kan inte ändras av dig
Show a "Join from your browser" linkGör det möjligt för deltagare att gå in i rummet via webbläsaren i stället för att använda Zoomprogrammet. En länk visas som gör att mötet öppnas direkt i webbläsaren. Kan vara bra att ha på för de fall deltagaren inte kan ladda ner programvaran av någon anledning. OBS att mötesfunktionerna är något begränsade i en webbläsare (till exempel så fungerar inte deltagarens video).
OBS! Om någon ansluter via webbläsare skickas mötesdatan utanför SUNETs egna nätverk och kan hamna på andra datacenter i Zooms publika nät (inom Europa i normalfallet)
På
Allow live streaming the meetingsGör det möjligt att streama mötet live via en extern tjänst som FaceBook. Ej påslaget ännu.Av
Show a custom disclaimer when starting or joining a meetingSlå på om du vill visa en text om "villkor för användning" innan mötet. Du kan själv styra över vad som ska stå.Av
Request permission to unmuteDen här är vi lite osäkra på vad den står för.Av


Resten av inställningarna är inte så viktiga och hanterar notifikationer m.m.

Ändra inbjudningsbrevens utseende

Lite längre ner, under "Other" hittar du möjlighet att själv designa breven som går ut som inbjudan till dina möten: Invitation Email.

Tyvärr finns inget svenskt språk att välja på breven, men genom att ändra den Engelska versionen (som är standard) så kan du lägga till Svensk text om du vill.

Klicka på den lilla "pennan" till höger om "Choose email in language to edit" när du valt English.

I rutan som dyker upp finns ett textfält där du kan skriva en egen text. Som du ser i exemplet ovan så kan du kopiera in automatisk information som finns i breven. Den informationen har klamrar runt sig: [information]och byts ut mot aktuell information för det specifika mötet per automatik. 

I exemplet har jag klistrat in [Meeting Topic] (namnet på mötet), [Meeting Time] (datum och klockslag) samt [Join Link] (länk för att öppna mötet) i texten.

Spara dina ändringar och klicka sedan på länken "Send me a preview email" så skickas ett exempel till din e-post.

Så här blir brevet när det skickas ut:

Information om mötets namn, klockslag (finns inget klockslag spikat för det här mötet) och länken skrivs in automatiskt.

Schedule privilege

Den här inställningen gör det möjligt för dig att låta andra boka möten åt dig, eller så kan du boka åt andra.

Läs mer i vår artikel om schemalägg åt andra: https://serviceportalen.lnu.se/sv-se/article/1338582

17063Visningar
42
© ComAround Scandinavia AB 2000 - 2021 Med ensamrätt

Hjälpte den här artikeln dig?