Se maskinöversättning på 

Skapa schemalagda möten med Zoom

 Den här artikeln riktar sig till både Studenter och Personal (Zoom fungerar likadant för båda grupperna) om inget annat sägs i texten.


Du kan schemalägga möten i förtid via Zoom eller webbsidan https://lnu-se.zoom.us. Båda sätten visas på den här sidan.

OBS: Via webbsidan finns det några fler funktioner som saknas i själva Appen. Bland annat möjligheten att aktivera förregistrering och att skapa grupprum (Breakout Rooms) i förväg.


Möten kan schemaläggas både ett och ett samt som en serie av återkommande möten.

Ett ännu smidigare sätt är att installera ett plugin till din Outlook (Personal) vilket gör att du kan schemalägga möten direkt i din kalender.

Schemalägg via Zoom-appen

Starta programmet Zoom och logga in (om du inte har det installerat än, se artikeln om installation)

Klicka på knappen "Schedule". Då öppnar sig inställningsfönstret:

  1. Döp ditt möte till något tydligt. Ställ in starttiden för mötet samt hur länge det ska pågå. Om du vill ha ett återkommande möte, klicka i Recurring Meeting. Själva inställningen för hur mötet ska repeteras görs sedan via kalenderprogrammet (se punkt 6 nedan).
  2. Välj om du vill använda ditt personliga mötes-ID eller inte. För publika evenemang rekommenderar vi att inte använda Personligt mötes-ID.
  3. Om du vill öka säkerheten kan du begära att deltagarna anger lösenord för att komma in. Fyll i så fall i ditt lösenord och dela det med deltagarna på något sätt.
  4. Välj om du vill att videokameran ska startas automatiskt eller inte hos dig och deltagarna.
  5. Audio. Här kan du välja på vilka sätt deltagarna kan ansluta med sitt ljud. Vanligast är att erbjuda både telefon och datorljud (då kan en ringa in med telefon om uppkopplingen är dålig).
  6. Välj ett kalenderprogram, t ex Outlook, så öppnas mötesinbjudan i Outlook för dig. När händelsen väl är i din kalender kan du ställa in eventuell repitition (Recurring). Läs följande artikel hos Zoom för mer information: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/214973206-Scheduling-Recurring-Meetings

Klicka på Advanced options så du ser alla inställningar:

Här kan du välja inställningar som gör ditt möte antingen säkrare eller smidigare för deltagarna.

Så som inställningarna är gjorda här så tvingas deltagarna att vänta i ett väntrum innan du släpper in dem (Enable Waiting Room). Då blir funktionen Enable join before host inaktuell. Det är annars ett smidigt sätt att låta deltagarna komma in och träffas innan du är där och startar mötet.  

Mute participants on entry gör att deltagarnas mikrofon är automatiskt avstängd till att börja med.

Only authenticated users can join  är en säkerhetsinställning som förhindrar anonyma gäster att ansluta sig. Det finns två val: Only Lnu users = endast inloggade personer med ett Lnu-konto kan ansluta (studenter, personal och externkonton). Sign in to Zoom = alla som är inloggade på Zoom med ett Zoom-konto, oavsett varifrån, kan ansluta.

Du kan automatiskt spela in mötet. Då sparas det lokalt på din dator.

Alternative Hosts gör så du kan bjuda in annan personal (eller student) som mötesvärd istället för dig själv (eller som backup). Här kan du ange en kollega som alternativ mötesvärd. Det krävs att den personen också har ett konto på Zoom. Ange e-postadressen till personen. Den kan sedan vara värd i ditt ställe om du får förhinder.

Avsluta med att klicka på Schedule

Om du har ett kalenderprogram installerat på datorn så öppnar sig din kalender (som du valde i steg 6 ovan) och en ny kalenderhändelse skapas. Du kan nu välja att skicka kalenderhändelsen som en inbjudan till dina deltagare genom att klicka på knappen "Bjud in deltagare" och lägga till e-postadresser.

Schemalägg via lnu-se.zoom.us

Gå till https://lnu-se.zoom.us och klicka på knappen "Sign in". Logga in med din vanliga inloggning.

Klicka på fliken "Meetings" och sedan på knappen Schedule a New Meeting:

Inställningarna här är i stort sett de samma som i programmet Zoom med några undantag (och tillägg).

Fyll i Topic (ämnet för mötet) och Description (en beskrivning).

Ställ in starttiden för mötet samt hur länge det ska pågå. Om du vill ha ett återkommande möte, klicka i Recurring Meeting och ange hur ofta det ska upprepas och när det ska sluta upprepas.

Här har jag ställt in ett möte som sker på Onsdagar, klockan 13. Det upprepas varje vecka (Weekly) och avslutas efter 5 gånger.

Registration

Den här funktionen finns bara på webbsidan. Du kan tvinga dina deltagare att registrera sig på mötet i förväg. Läs mer om det här på Zooms sida: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/211579443-Registration-for-Meetings

  • Välj om du vill att videokameran ska startas automatiskt eller inte hos dig och deltagarna.
  • Meeting options: Här kan du välja om deltagarna ska kunna vara i mötesrummet utan att du är med (Enable join before host).

Alternative hosts

Här kan du ange en (eller flera) kollega som alternativ mötesvärd. Det krävs att den personen också har ett konto på Zoom. Ange e-postadressen till personen. Den kan sedan vara värd i ditt ställe om du får förhinder.

Meeting Options

Under Meeting Options ser du fler inställningar:

  1. Enable join before host – Gör det möjligt att låta deltagarna gå in i mötet innan du är där. Finns alltså en säkerhetsrisk med detta i möten som du annonserat ut offentligt. Annars är det smidigt.
  2. Mute participants upon entry – stänger automatiskt av deltagarnas mikrofon till att börja med. Bra vid större möten.
  3. Enable waiting room – Gör så att deltagarna hamnar i ett väntrum först och du släpper manuellt in dem en och en (eller alla) och har därmed bättre kontroll över vilka som kommer in.
  4. Only authenticated users can join – Kan ställas in på två sätt: 
    1. Only Lnu users – endast inloggade användare med ett Lnu-konto tillåts komma in på mötet (studenter, personal och externkonton).
    2. Sign in to Zoom – alla som är inloggade på Zoom med ett Zoom-konto, oavsett varifrån, kan ansluta.
  5. Breakout Room pre-assign – Gör det möjligt att i förväg skapa grupprum i mötet och döpa dem. Du kan även importera en CSV-fil med namn och därmed i förväg dela upp deltagarna i rummet. Läs mer om detta på Zooms sidor: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360032752671-Pre-assigning-participants-to-breakout-rooms
  6. Record the meeting automatically on the local computer – Startar automatiskt en inspelning som sparas på din dator efter mötet.

Avsluta med att klicka på Save. Nu kommer du till mötets webbsida:

  1. Klicka på en kalenderikon för att ladda ner en kalenderhändelse som du kan lägga till i din egna kalender.
  2. Det här mötet kräver registrering och via länken kan deltagarna registrera sig. Du kommer att se registreringarna längre ner här när de börjar trilla in. https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/211579443-Registration-for-Meetings
  3. Klicka här för att kopiera inbjudan som text och klistra in i ett e-brev eller annat.
1002Visningar
4
© ComAround Scandinavia AB 2000 - 2020 Med ensamrätt