Skapa säkrare möten i Zoom

När all utbildning flyttar online så flyttar tyvärr även mindre önskvärda individer all sin tid till nätet. Det gör att risken för att råka ut för oinbjudna gäster ökar (så kallad Zoom Bombing).

Det finns dock ett antal åtgärder du kan genomföra som gör dina möten både säkrare och dessutom effektivare. Här tipsar vi om några saker du kan tänka på.

Se en film

I filmen går vi igenom allt som står på den här sidan och lite till, steg för steg.

Först: se till att du har senaste versionen av Zoom!

Starta Zoom och logga in via SSO. Klicka sedan på din profilikon i övre högra hörnet. Välj "Check for updates" och uppdatera om det finns en nyare version:

Hur sprider du din länk?

När du skickar ut en länk till ett möte så bjuder du in alla som har den länken till mötet. Är länken publicerad på en publik webbsida, blogg, facebook eller i ett Twitterflöde så är risken oerhört stor att även andra kommer åt länken än de du tänkte dig.

Har du skickat inbjudan via e-post så är det i praktiken bara de som har fått e-brevet som känner till länken, men de skulle teoretiskt sett kunna sprida den vidare om de ville även om risken är liten. Det är ju ändå människor som du känner vanligtvis.

Använd aldrig din personliga möteslänk för offentliga möten

I Zoom kan du ställa in att alltid använda din personliga möteslänk när du skapar/schemalägger möten om du vill. Det är väldigt smidigt att alltid använda samma länk, men i praktiken innebär det att ditt mötesrum ständigt är i gång och de som känner till adressen kan då använda det rummet som de vill, kanske även om du inte är närvarande (om du tillåter "Join before host").

Om du i stället låter Zoom skapa länken för varje möte så blir det en slumpmässig sifferkombination varje gång.

Läs mer om personlig möteslänk och hur du slår på/av det här.

Använd dig av väntrummet

Det finns en funktion som heter "Waiting Room" som du kan aktivera via dina inställningar på https://lnu-se.zoom.us. Det gör att alla dina gäster först hamnar i ett vänterum, där du även kan skriva en egen hälsningstext, i väntan på att du aktivt släpper in dem i mötet. Det gör att du har kontroll över vilka som kommer in.

Läs mer om väntrum här.

Du kan enkelt aktivera väntrummet under ett mötes gång genom att klicka på knappen "Security" och välja "Enable Waiting Room":

Begär lösenord för att komma in

Du kan ställa in varje möte till att kräva ett lösenord för att kunna komma in. Har du ett offentligt evenemang där en ska anmäla sig så kan du skicka lösenordet till deltagarna i förväg. Ett säkert sätt att stoppa alla obehöriga (under förutsättning att deltagarna inte sprider lösenordet vind för våg). När en schemalägger ett möte med lösenord så bakas lösenordet automatiskt in i möteslänken. Se därför till att sprida hela den länken via e-brev så kommer dina deltagare in utan problem.

Se vår artikel om lösenord: https://serviceportalen.lnu.se/article/1333102

Läs mer på Zooms sidor om lösenord

Tillåt endast deltagare som har Zoom-konto

När du schemalägger ett möte kan du aktivera "Only Authenticated Users can Join". Det finns sedan två val:

1. "Only Lnu users" vilket gör att endast personer med ett Lnu-konto kan komma in i mötet, och de måste vara inloggade i Zoom.
2. "Sign in to Zoom" vilket gör att personer som har ett Zoom konto, oavsett varifrån, kan komma in i mötet om de är inloggade i Zoom.

Den här funktionen förhindrar anonyma personer att dyka upp i mötet via en länk. Tänk bara på att vara tydlig i din inbjudan att deltagarna först måste starta sin Zoom-klient och logga in på den innan de försöker gå in i mötet.

Du kan lägga till en lista med e-postdomäner som är tillåtna om du vet att folk kommer att gå med från specifika institutioner som har zoom till exempel.

Välj "Only Lnu-users" och klicka sedan på Edit bredvid för att lägga till andra domäner:

Lägg till e-postdomäner i fönstret som visas på samma sätt som Lnu, först separera med komma, skriv sedan bara domänen: gu.se (Göteborgs universitet) och sedan ett komma och lägg till * .gu.se för att inkludera andra användare som student.gu.se. Spara inställningen. Se exemplet nedan:

Förhindra oönskad skärmdelning

Under mötet så är det bra om du har kontroll över vem som kan dela sin bildskärm. För att undvika eventuella "troll" som är ute efter att sabotera bör du därför ställa in så att endast värden (du) kan dela sin bildskärm.

I den nya versionen av Zoom (version 4.6.10 och uppåt) så använder du knappen "Security" under mötets gång. Klicka på den och bocka av alternativet "Allow participants to: Share Screen"

För att tillåta skärmdelning under mötet, gör likadant men ändra tillbaka inställningen för "All Participants to: Share Screen" . Du kan också ge personer som vill dela tillfällig Co-host rättighet under mötet. Klicka på "Manage Participants" och för muspekaren över personen och välj "Make Co-host". Då ger du rätten till en individ och inte till alla i mötet.

Den här inställningen kan förstås göras även innan möten och den gäller som standard för alla dina möten i framtiden.

Gå till lnu-se.zoom.us och logga in. Klicka sedan på "Settings" till vänster och bläddra ner till "Screen sharing" och ställ in så att bara mötesvärden (host) kan dela skärmen:

Klicka på "Save" för att spara inställningarna.

Förhindra att deltagare kan rita på skärmen när du delar

Under tiden du skärmdelar så finns det anteckningsverktyg flytande överst i fönstret. Genom att klicka på "Annotations" så kan du och deltagarna rita på skärmen och göra markeringar som alla ser. Ett suveränt verktyg i vanliga fall, men en risk vid öppna möten där individer kan få för sig att rita hej vilt utanför din kontroll. Du kan enkelt stänga av denna möjlighet under mötet genom att direkt klicka på "Security" (från och med version 5) och bocka av alternativet "Allow participants to: -> Annotate on shared screen"

Om du har en äldre version av Zoom installerad så hittar du samma inställning i panelen för Share överst på din skärm (finns även i nyare versioner). Klicka på "More" och välj "Disable attendee annotation":

Lås mötet

När mötet väl är i gång så kan du låsa det så att eventuella nya besökare stängs ute från mötet.

Klicka på Security i verktygsraden och bocka för "Lock Meeting":

Nu är mötet låst och ingen annan kan komma in. För att öppna igen, gör tvärtom.

Förhindra att deltagare kan slå på sin mikrofon

Om du vill att deltagarnas mikrofoner ska vara avstängda från början och hållas avstängda tills du tillåter det igen så kan du göra det. Börja med att ställa in själva mötet till att ha mikrofon avstängd för deltagarna från start. Gå till "Advanced Options" i mötets inställningar:

När du sedan startar mötet, klicka på "Security" och bocka av alternativet "Unmute Themselves":

När du vill tillåta mikrofoner så bockar du bara för den här inställningen igen, eller tillåt enstaka via länken "More" till höger om deras namn i deltagarlistan (Partcipants).

Kasta ut oönskade individer

Om du råkar ut för besökare som du inte vill ha i mötet så kan du kasta ut dem. De blir då också "bannade" från att återvända till mötet, så se till att inte kasta ut deltagare av misstag.

I deltagarlistan (Manage Participants), för muspekaren över personen, klicka på "More" och välj "Remove"