Lösenordsskyddade möten i Zoom

Den här artikeln tar upp hur du hanterar lösenord i möten. För information om väntrum, se separat artikel.

Inbjudningslänken till mötet kommer (om du ställt in det så, se nedan) att innehålla lösenordet i kodad form vilket gör att ingen med länken till mötet behöver komma ihåg något lösenord, utan det räcker med att klicka på länken.

Se en film som går igenom alla steg på den här sidan
 (OBS filmen gjordes när det var tal om att tvinga lösenord och inget annat. Det är nu valfritt mellan att använda antingen väntrummet eller lösenordsskydd):

Den här artikeln beskriver hur du gör för att ställa in Zoom på rätt sätt, skapa lösenordsskyddade möten, hur du hanterar redan skapade möten i antingen Zoom eller MyMoodle samt vilka konsekvenser detta får.

Ställ in Zoom så du alltid använder lösenord och automatisk länkning

Det första du bör göra är att se över dina inställningar. Eftersom vi kommer att tvingas använda lösenord framöver så är det en god idé att redan börja använda lösenord för att undvika problem när ändringen slår igenom.

 Logga in på https://lnu-se.zoom.us

Klicka på "Settings" till vänster och scrolla ner på sidan tills du ser "Require a passcode when scheduling new meetings":

1. Require a passcode when scheduling new meetings – Klicka på knappen så den blir påslagen (blå). Nu har du aktiverat att alltid använda lösenord när du schemalägger möten.
2. Require a passcode for instant meetings – Du kan, om du vill, också slå på den här. Det innebär att när du "ringer upp" någon så krävs det ett lösenord för att kunna gå med i ditt möte. I dagsläget rekommenderar vi inte detta eftersom det blir lite krångligt. OBS: Vi vet inte i dagsläget om detta också kommer bli tvingande.
3. Require a passcode for Personal Meeting ID (PMI) – Ditt personliga mötesrum kan vara bra att skydda. Välj om du vill ha det på alltid, eller bara om du har Join before host aktivt. Din lösenkod för personligt mötesrum ställer du in i mötets inställningar (se nedan):
   
4. Require passcode for participants joining by phone – Du kan också välja att säkra upp lite extra genom att tvinga även de som ringer in att ange ett lösenord. 
5. Embed passcode in invite link for one-click join – genom att aktivera det här så bäddas automatiskt lösenkoden in i länken till ditt möte och dina inbjudna deltagare slipper ange lösenkoden. De kommer automatiskt in. OBS! Använd INTE detta om du ska publicera länken publikt på något sätt! I så fall kommer alla in som ser länken, även de som har tänkt "förstöra" ditt möte. Då är det bättre att hålla den avstängd och ge lösenkoden i klartext till de som du vill bjuda in på annat sätt. I själva inbjudningstexten finns den med i klartext.
   

Ställ in lösenkod för Personal Room

Om du vill använda lösenkod för ditt personliga mötesrum så gör du det via mötets inställningar. På webbsidan, klicka på "Meeting" till vänster och sedan på "Personal Meeting Room":

Längst ned på sidan klickar du på "Edit":

Bocka i "Passcode" och ange ett lösenord, eller acceptera det som skrivs åt dig:

Scrolla ner till slutet och klicka på Save.

Skapa lösenordsskyddat möte

När du schemalägger ett nytt möte så kan du slå på lösenordsskydd. Detta är ett utmärkt sätt att förhindra slumpmässig Zoom-bombning av okända som testar olika mötes-ID eller som vet ID för ett möte. Utan lösenordet kommer de inte in i mötet.

Du behöver inte meddela lösenordet till de du bjuder in, utan kan bädda in det automatiskt i länken till mötet så dina deltagare behöver bara klicka på länken så kommer de in.

Du kan schemalägga ett nytt möte via Zoom-appen, via webbsidan https://lnu-se.zoom.us, via Outlooks Zoomkoppling eller via MyMoodles Zoom-resurs. Oavsett varifrån du gör det så finns lösenordsalternativet med. Här visas hur det ser ut via Zooms app:

1. Välj först att använda "Generate Automatically" i stället för "Personal meeting ID". Detta för att förhindra att du ställer in ett permanent lösenord för ditt personliga mötes-ID. Dessutom är det alltid rekommenderat att låta Zoom slumpa fram ett mötes-id för alla dina möten för att minska risken att ID:t blir känt.
2. Kryssa i rutan "Passcode". Om du valt att ställa in Zoom att alltid skapa lösenord (se rubriken ovan) så kommer detta vara på från start.
3. Ett lösenord skapas åt dig, men du kan ändra det till något annat om du vill innan du sparar.

När du sparar ditt möte så finns lösenordet inbakat i länken (dock inte utskrivet i klartext, utan kodat). Däremot så är lösenordet utskrivet i klartext i själva mötesinbjudningstexten som du kan använda för att skicka som e-brev:

Ändra ett befintligt möte till att använda lösenord

Principen är densamma som när du skapar ett möte. Det du i stället ska göra är att redigera ett befintligt (Edit). Leta upp ditt möte i appen, på webbsidan eller i MyMoodle och välj att redigera det. I inställningarna aktiverar du sedan lösenordet enligt ovan.

I appen:

1. Klicka på "Meetings"
2. Klicka på mötet
3. Klicka på "Edit"

På webbsidan lnu-se.zoom.us (ser ungefär likadant ut via Zoom Bookings i MyMoodle):

1. Klicka på "Meetings"
2. Klicka på mötets titel (Observera den lilla röda ringen med utropstecken som indikerar ett möte som saknar lösenord).
3. Klicka på "Edit this meeting" nere i hörnet.
   

I resursen "Zoom-möte" i MyMoodle

Gå till resursen. Välj sedan "Redigera inställningar" i menyn "Inställningar" till vänster.

Viktigt att tänka på:

Om du redan skickat ut en länk till ditt möte och det sedan ändras till att använda lösenord så måste du skicka ut en ny länk/inbjudan! Alternativt så meddelar du mötesdeltagarna lösenordet på annat sätt. De kommer inte in utan lösenordet!

Om du använt Zoom mötesresurs i MyMoodle och schemalagt ett möte UTAN lösenord, och sedan ändrar det till att använda lösenord så uppdateras inte länken med ett inbyggt lösenord (verkar vara en bugg i pluginnet). Däremot så skrivs lösenordet ut i klartext i själva resursen så att du som lärare ser det. Se till att meddela dina studenter lösenordet, till exempel i beskrivningen för mötet.

Om du redan från början använder lösenord när du skapar mötesbokningen så blir det dock inga problem. Då fungerar knappen med inbakat lösenord.

Om du använder resursen Zoom Booking i MyMoodle

Schemalagda möten som du ändrar (eller som blir ändrade) till att använda lösenord blir uppdaterade på sidan med lösenordet inbakat i länken. Du behöver alltså inte oroa dig för att dina kursdeltagare inte kan komma in via Zoom booking i MyMoodle.