Se maskinöversättning på 

Schemalägg möten åt andra i Zoom

Om du behöver schemalägga möten åt någon (eller några) andra så går det utmärkt att göra i Zoom.

Ett typexempel är om du sitter som koordinator för olika möteskonstellationer på din fakultet och behöver schemalägga möten åt olika personer (ordföranden).

Vad som ofta sker då är att personen som fått i uppdrag att boka möten lägger in möten i sitt egna namn, men det här bäddar för problem eftersom du inte kan ha två möten i gång samtidigt som du själv "äger" eller är värd för.

Det finns en möjlighet i Zoom att låta någon eller några andra boka möten åt dig. Dessa personer får då gemensam tillgång till möten som någon av dem bokat åt dig eller som du själv bokat och kan göra ändringar. Funktionen blir i praktiken en sorts sekreterartjänst där du överlåter ansvaret till någon annan att sköta dina möten åt dig samtidigt som du själv givetvis har kontroll över alla dina möten på vanligt sätt.

  • För att det här ska fungera behöver den du ska boka åt ge dig (och eventuellt andra) rätten att boka.
  • Du behöver sedan välja vem du bokar åt när du schemalägger ett möte

Den här artikeln tar upp följande:

  • Ge någon rätt att schemalägga i ditt namn
  • Schemalägg åt någon annan
  • Tips på arbetssätt för ett team

Ge någon rätt att schemalägga i ditt namn

Logga in på https://lnu-se.zoom.us  och klicka sedan på fliken "Settings" till vänster.

Klicka på "Other" så du kommer längst ned på sidan och ser "Schedule Privilege".

Det är här du lägger till personer som ska kunna boka och administrera möten åt dig. Klicka på det lilla plustecknet till höger om "Assign scheduling privilege to":



Skriv e-postadresserna till de personer du vill ge rättigheten till. Separera flera adresser med kommatecken. OBS: Det kan endast vara personal på Lnu för att detta ska fungera.

Avsluta med att klicka på Assign.

Nu ser du vilka du gett rätten att boka åt dig:

Om du vill ta bort rätten att schemalägga så klickar du på det lilla krysset till höger om namnet.

Schemalägg möten åt någon annan

För att se vilka du har rätt att schemalägga åt, logga in på https://lnu-se.zoom.us  och klicka sedan på fliken "Settings" till vänster.


Klicka på "Other" så du kommer längst ned på sidan och ser "Schedule Privilege".


Här ser du både vilka du själv gett rätten att schemalägga i ditt namn samt vilka som har gett dig rätten att göra det åt dem:



Om du vill ta bort rätten att schemalägga så klickar du på det lilla krysset till höger om namnet.

Du schemalägger möten åt andra på precis samma sätt som du gör åt dig själv. Börja med att klicka på "Schedule new meeting" i Zooms app, i Outlookpluginnet eller via webbsidan.

Scrolla ner en bit i mötesinställningarna så hittar du det här, Schedule for:

Klicka på rullmenyn och välj vem du ska boka åt. Myself (mig själv) är förvalt så se till att byta till en annan person, annars hamnar mötet hos dig själv.

Gör sedan övriga mötesinställningar på vanligt sätt. När du sparat mötet så har det hamnat hos personen du bokat åt och finns i dess möteskalender. Det synkas även mot Outlook om personen har kopplat samman Outlook med Zoom.

Tips om arbetsflöde för ett team

Ett inte helt ovanligt scenario är att du och några kollegor tillsammans hjälps åt att boka möten, till exempel åt en fakultetsledning eller ett projekt.

Låt oss leka med tanken att ni är tre personer (A, B och C) som tillsammans hanterar möten åt fem personer i en arbetsgrupp. Ni säger då till dessa fem personer att lägga till A, B och C som personer som kan boka möten åt dem (se ovan).

När A skapar ett möte åt den som ska vara sammankallande till mötet i arbetsgruppen så ser också B och C detta möte i sin möteskalender via webbsidan. B och C kan då också gå in och göra ändringar på mötet om du skulle råka vara borta.

Om personen som är sammankallande råkar ut för en dubbelbokning, och måste vara värd för ett annat möte så går alltså en av er tre in och ändrar mötet och sätter en annan i arbetsgruppen som mötesvärd i stället, så slipper den ursprungliga värden problemet med att man inte kan vara värd i två möten.

Skulle behov uppstå så kan också någon av er tre gå in i mötet som bokats och ta värdskapet, eftersom ni automatiskt blir alternativ värd och ni har då full värdrättighet i mötet och kan alltså tjänstgöra som reserv.

226Visningar
0
© ComAround Scandinavia AB 2000 - 2020 Med ensamrätt